Arkevia est un coffre-fort électronique accessible partout et sécurisé, en respectant les réglementations en vigueur. Il vous permet de retrouver vos documents en permanence depuis n’importe où, à partir du moment où vous disposez d’une connexion internet. Il est conçu pour que votre employeur puisse vous fournir des bulletins de salaires dématérialisés et autres documents en rapport avec votre emploi dans son entreprise, de façon sûre et sans perte de valeur légale. Mais il offre aussi d’autres fonctionnalités qui en font une solution intéressante d’archivage de vos documents sensibles. Afin de voir tous les avantages de l’utilisation d’un tel procédé, il faut comprendre le fonctionnement général des coffres-forts numériques et les intérêts qu’ils représentent. Ensuite, vous pourrez découvrir les conditions d’utilisation du coffre-fort Arkevia et la façon dont vos données sont protégées contre les vols, pertes et dégradations. Vous trouverez dans cet article tout ce qu’il faut savoir sur la solution de coffre-fort virtuel sécurisé pour les salariés Arkevia par Cegedim SRH. Coffre-fort virtuel Le principe et les avantages Un coffre-fort électronique est une solution de partage et d’archivage de vos documents internes et externes fiches de paie, factures, contrats, notes de frais, etc.. Dans un objectif de dématérialisation sécurisée de la gestion administrative de l’entreprise, c’est un outil indispensable. Le principe du stockage de documents dématérialisés Le stockage des documents sensibles dans un coffre-fort numérique à plusieurs fonctions. Il sert à conserver des éléments documentaires aussi valables que des originaux papiers. Et il ouvre un accès aux salariés à leurs documents personnels partagés directement dans l’espace virtuel. Toutes les données y sont traitées en conformité avec les nouvelles normes RGPD et restent protégées contre les vols, les pertes et la détérioration. C’est ce qui le différencie des espaces de stockage classiques il est ultra-sécurisé. En effet, en deux étapes le scellement numérique et l’archivage, il assure une sécurité renforcée pour vos documents stockés. Il préserve et vérifie régulièrement, par divers protocoles de sécurité et de signatures électroniques, la valeur juridique des documents, leur traçabilité, leur confidentialité et leur intégrité dans le temps. Les avantages de l’utilisation d’un coffre-fort numérique En premier lieu, c’est une solution de simplification du processus de conservation des documents issus de la gestion de l’entreprise. Le coffre numérique permet aussi d’optimiser le traitement des données en évitant les pertes de temps, de place et d’argent. Dans le contexte actuel, où les enjeux écologiques sont importants, le recours à l’archivage électronique permet de remplir un objectif zéro papier facilement et sans contraintes supplémentaires. De plus, les documents ainsi stockés sont récupérables depuis n’importe quel appareil Smartphone, tablette, ordinateur. Cela ne nécessite qu’une connexion à internet. En outre, ils sont conservés pendant 50 ans, ce qui est largement au-delà des délais recommandés. Les systèmes de numérisation des documents sous cette forme sont très sécurisés et vous font bénéficier de garanties contre le vol, la perte et la dégradation des données. Fonctionnalités d’Arkevia Arkevia est un coffre-fort numérique mis à disposition par l’entreprise CEGEDIM SRH. C’est un service qui permet à chaque salarié de recevoir et de stocker, à chaque échéance, son bulletin de paie au format PDF placé dedans par l’employeur. À qui s’adressent les solutions de coffre-fort numérique Arkevia ? Pour les entreprises qui ont opté pour les solutions ressources humaines proposées par CEGEDIM, le coffre-fort virtuel Arkevia est un service complémentaire précieux. Il leur permet de distribuer les fiches de salaire directement dans l’espace personnel de chaque employé. Votre employeur peut proposer la dématérialisation par défaut mais elle n’est obligatoire pour personne. L’employé qui la refuse par écrit peut recevoir ses documents sous forme papier, de façon traditionnelle. En revanche, tout salarié qui n’a pas refusé la dématérialisation et qui a indiqué une adresse électronique valide, bénéficie automatiquement et gratuitement du service pour la conservation de ses documents relatifs à l’entreprise pour laquelle il travaille. Un espace de stockage supplémentaire lui est aussi réservé pour y placer d’autres données. Ainsi, le bénéficiaire peut y archiver des documents d’identité, des diplômes ou autres justificatifs dont la sécurité sera garantie dans les mêmes conditions. Mode d’emploi et conditions d’utilisation de MyArkevia C’est en vous rendant sur la plateforme de MyArkevia que vous pouvez avoir accès aux documents qui y ont été placés. Pour commencer, il faut vous inscrire. Pour cela, rien de plus simple indiquez vos identifiants et votre code secret, ils vous ont été fournis par votre employeur ou bien ils apparaissent sur votre fiche de paie. Ensuite, vous allez devoir prendre connaissance et accepter les conditions de mise à disposition du bulletin de salaire par l’employeur, ainsi que les conditions générales d’utilisation d’Arkevia. Lorsque ce sera fait, vous aurez accès immédiatement à votre coffre-fort numérique. Une capacité de stockage est déterminée pour chaque employé en fonction des besoins. Au sein de cet espace, vous pouvez ajouter gratuitement des documents personnels, les organiser, les classer et même les partager avec d’autres entités. Cela vous permet de retrouver tous vos documents sensibles et justificatifs au même endroit très facilement si vous devez composer un dossier, par exemple. Et vous pouvez envoyer directement ledit dossier à l’organisation concernée, de façon sécurisée. À chaque fois que votre employeur ajoute un document dans votre espace bulletin de salaire, justificatif de remboursement de note de frais, avenant au contrat, etc., vous recevez une notification par courrier électronique pour vous signaler qu’il est consultable et téléchargeable. Lorsque vous changez d’employeur et que celui-ci bénéficie aussi du service Arkevia, vous pouvez gérer simplement les nouveaux bulletins depuis votre coffre-fort. Il vous suffit d’accepter une seconde fois les conditions de la convention de mise à disposition du bulletin de paie électronique. Et si vous quittez l’entreprise pour une quelconque raison, vous gardez votre accès sécurisé et vos documents seront conservés pendant 50 ans, comme prévu. Arkevia et la sécurité renforcée de vos données Avec MyArkevia, vos documents sont stockés dans un espace sécurisé et respectant la réglementation sur le stockage et le traitement des données personnelles. Mais ce ne sont pas les seules conditions de sécurité qui caractérisent le coffre-fort virtuel. La réglementation sur la dématérialisation des documents Ce que dit la loi Concernant les règlementations relatives aux RGPD, appelées aussi règlement européen sur la protection des données personnelles, elles sont applicables depuis le 25 mai 2018. Elles concernent les conditions de consentement, le droit à l’oubli et à la portabilité des données, dans toutes les circonstances. Pour résumer, la loi RGPD encadre l’utilisation des données personnelles, par toutes les sortes d’organismes susceptibles d’en collecter, de quelque manière que ce soit. Ainsi, le traitement de ces informations doit être licite, loyal et transparent ». Quant à la valeur juridique du bulletin de salaire dématérialisé, elle est conditionnée au respect de certaines règles L’employeur doit vous informer de son passage à la dématérialisation au moins un mois à l’avance, et vous avez le droit de le refuserLes fiches de paie ainsi fournies doivent être disponibles pendant au moins 50 ans et jusqu’à vos 75 ansIls doivent être archivés de manière que leur intégrité, leur disponibilité et leur confidentialité soit préservéesLa remise au salarié doit être horodatée à date et heure précise et notifiée, afin d’éviter tout litige. Ainsi, avec le coffre-fort virtuel Arkevia, s’ils contiennent les mêmes mentions obligatoires et respectent les mêmes exigences légales, les bulletins de paie en format numérique auront la même valeur juridique que la version papier. Contrairement aux stockages numériques classiques, les coffres-forts électroniques doivent répondre à des exigences de sécurité spécifiques pour l’archivage des données sensibles. Des données gérées par vous seul Vous êtes le seul à avoir accès aux données stockées sur votre espace personnel. Il n’y a que vous qui ayez la main dessus. La possibilité de désigner une personne de confiance en cas de problème existe, mais ce n’est pas obligatoire. Seul un tribunal compétent, ou un notaire en cas de décès, pourra faire lever la confidentialité de votre espace personnel à condition d’une motivation impérative. L’espace personnel dédié à chaque salarié est de 1Go, au sein duquel vous pouvez créer des répertoires, classer, consulter et archiver vos documents comme vous l’entendez. Certains documents peuvent être déplacés vers la corbeille quand ils sont devenus obsolètes, mais le bouton supprimer ne doit pas être utilisé. Certains ne sont de toute façon pas supprimables, comme les bulletins de paie par exemple.

Desbulletins de salaire. Breaking News. Comment Ecrire bulletins de paie au pluriel ? Quand Peut-on recongeler un produit décongelé ?

Mohamed jamal maatouk Je suis chef d’entreprise et j’emploie un peu plus de cent salariés. Comme l’exige la loi, j’effectue un prélèvement sur leur salaire pour payer l’impôt sur le revenu. Ma question est de savoir s’il y a une relation entre le délai de prescription et le délai de conservation des documents comptables. Pour la prescription, je sais qu’elle est de quatre ans en matière fiscale. Par conséquent, est-ce que je dois conserver les documents comptables pendant quatre ans également ? En effet, l’employeur a l’obligation et la responsabilité de procéder au prélèvement à la source de l’impôt sur le revenu de ses salariés, et toute opération qui n’a pas été faite engage sa responsabilité, qui peut être civile comme elle peut être pénale. Conserver les documents comptables constitue une obligation légale. Selon l’article 211 du code général des impôts, chaque contribuable a une obligation de conserver et de veiller à la bonne conservation des documents comptables pendant un délai de dix ans et non pas de quatre ans comme posé dans votre question. Les contribuables ainsi que les personnes physiques ou morales chargés d’opérer la retenue de l’impôt à la source sont tenus de conserver pendant dix 10 ans, au lieu où ils sont imposés, les doubles des factures de vente ou des tickets de caisse, les pièces justificatives des dépenses et des investissements, ainsi que les documents comptables nécessaires au contrôle fiscal, notamment les livres sur lesquels les opérations ont été enregistrées, le grand livre, le livre d’inventaire, les inventaires détaillés s’ils ne sont pas recopiés intégralement sur ce livre, le livre-journal et les fiches des clients et des fournisseurs, ainsi que tout autre document prévu par la législation ou la réglementation en vigueur. En revanche, les contribuables qui tiennent la comptabilité par procédé électronique ou ceux qui sont obligés de tenir cette comptabilité sous format électronique, doivent conserver les documents comptables précités sur support électronique. Si toutefois il viendrait que le contribuable perde ses documents comptables pour quelque cause que ce soit, il doit en informer l’inspecteur des impôts, selon le cas, de son domicile fiscal, de son siège social ou de son principal établissement, par lettre recommandée avec accusé de réception, dans les quinze jours suivant la date à laquelle il a constaté ladite perte. Ce délai est porté à trente jours, en cas de force majeure.

Encas d'application d'un dispositif de lissage des effets liés au franchissement d'un seuil d'effectif, conduisant l'employeur à appliquer à titre transitoire un taux réduit pour le calcul de la contribution prévue à l'article L. 834-1, le coefficient T est ajusté en conséquence. II. III. Avantages en nature et frais professionnels 2016. Barème saisie rémunération salaire 2016

Quiréalise le bulletin de salaire ? Comment payer mes cotisations ? A quoi servent les cotisations ? Qui gère le prélèvement à la source ? Des exonérations adaptées. Puis-je bénéficier d’une exonération ? Je suis âgé de plus de 70 ans; Je suis bénéficiaire de l’APA; Je suis bénéficiaire de la PCH ou de la MTP

Bien souvent, les employeurs étrangers ne réalisent pas qu'un employé en France est soumis à des règles différentes. Nous rencontrons régulièrement des employés en conflit avec leurs employeurs après des années de service, en raison d’un bulletin de paie ou d’un contrat de travail imprécis. C’est souvent par hasard que l’employé découvre une irrégularité. Par le biais, par exemple d’une conversation avec un collègue employé dans le pays du siège dont le salaire net beaucoup plus élevé que le vôtre pour un même travail. Les congés maladie peuvent également être source de désaccord. Si l’employeur connaît précisément ses obligations dans son pays, il arrive souvent qu’il soit confronté à des difficultés nouvelles, telles que des attestations médicales établies en français. Par ignorance des règles s’appliquant aux employés en France, l’employeur leur fournit souvent un contrat étranger et les intègre dans son système salarial local. Parfois, l’employeur a pris soin de faire établir une administration salariale française. Malheureusement, certaines questions non juridiques sont souvent laissées de côté, telle que le régime de prévoyance ou la mutuelle. À terme, cela représente un risque réel pour l’employé. Que pouvez-vous faire ? En premier lieu, demandez des précisions à votre employeur. Vous pouvez lui présenter nos fiches d’informations qui l’informeront des règles en vigueur. Ces fiches sont disponibles en anglais, néerlandais et deux articles qui vous aideront à y voir plus clair Contrat de travail et conditions de travailLe paiement des impôts et cotisationsSi votre employeur n’est pas en mesure d’y répondre lui-même, il lui faut s’adresser à son prestataire Payroll externe. Ce dernier est censé connaître les règles en vigueur pour l’emploi transfrontalier. Cependant, nombreux sont les prestataires locaux qui ne disposent pas de cette votre côté, vous pouvez vous rapprocher de votre éventuel syndicat. Que pouvons-nous faire pour vous ? Si le prestataire de votre employeur n’est pas en mesure de répondre à vos questions, votre employeur à tout intérêt à nous contacter. Nous pouvons le conseiller ou même prendre en charge son administration pas à nous contacter pour en discuter. Articles connexes Rester au courant de développements dans le domaine international des ressources humaines ? Via nos infos “L’actualité des RH à l’international” nous vous informerons plusieurs fois par an sur les développements dans le domaine de l’emploi transfrontalier & des obligations patronales aux Pays-Bas, en Belgique, en Allemagne, en France, au Royaume-Uni et en Italie. Ensemble, attentifs à trouver des solutions Interfisc propose depuis 1972 des solutions RH et salaires à l’international, en Belgique, France, Pays-Bas, Allemagne, Royaume-Uni et Italie. Depuis nos bureaux aux Pays-Bas et en Belgique, notre équipe internationale de quarante-cinq collaborateurs attentifs et passionnés met son expertise à votre service. Connaissance approfondie des règles locales en matière de droit du travail, de sécurité sociale, d’imposition, d’avantages sociaux, de santé et de sécurité Nous vous informons des changements intervenant dans la réglementation locale, et nous vous proposons des solutions concrètes Un seul interlocuteur pour toutes vos questions Expert en gestion internationale de la paie depuis 1972 Nous parlons votre langue ! Avez-vous besoin d’informations supplémentaires? Questions sur tout ce qu’il faut organiser? Notre équipe de support client est à votre disposition, vous pouvez nous joindre par téléphone ou via le formulaire de contact. +32 03 825 5003 Vous n’avez pas trouvé ce que vous cherchez? Dans le monde de l’emploi transfrontalier chaque situation est unique. En cas de questions auxquelles notre site internet ne répond pas, n’hésitez pas à nous les poser, nous nous ferons un plaisir de réfléchir avec vous!Formulaire de contact

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